Jak na efektivní time management?

Time management je anglický výraz, který se doslovně přeloží jako řízení času. Ve skutečnosti však při správném time managementu čas neřídíte, ten plyne stále stejně, rozhodujete však o tom, jak s ním optimálně naložit. A jak na to v pracovním životě?

Dodržujte alespoň pět z devíti zásad uvedených níže a zaručuji vám, že budete mít ve svém životě méně stresu a více spokojenosti a času nejen na práci, ale i na koníčky a rodinu.

Priority jsou základ

Stanovte si priority! Bez stanovení priorit nikdy efektivního time managementu nedosáhnete. Úkoly a práci si rozdělte na:

• Urgentní
• Důležité
• Neurgentní, ale důležité
• Nedůležité, ale potřebné

A nestresujte se, když nestihnete vše!

Bez plánování to nepůjde

Dopředu si naplánujte aktivity na pracovní den. Díky stanoveným prioritám již víte, co je pro vás urgentní a důležité a těmito úkoly začněte. Plánovaní by měla být první aktivita vašeho pracovního dne.

Odškrtávejte si

Napište si úkoly na lísteček před monitor, do notýsku, do PC, do mobilu či jinam a splněné úkoly si pak odškrtávejte, mažte, vyhazujte. Jeden z nejlepších pocitů v práci je, když po vyřízení úkolu jej můžete doslova zmačkat a vyhodit do koše. Prostě je hotovo!

Využijte technologie

Diář či zápisník někdy stačit nemusí. Využijte vymožeností, které nabízí nové technologie a najděte si program či aplikaci, která vám bude vyhovovat. Já osobně používám trello, ve kterém lze úkoly třídit do různých skupin, přiřazovat jim důležitost i termíny, na něž vás program upozorní. Co nemám v trellu, jako by nebylo. Existuje však řada jiných možností a aplikací, stačí si vybrat tu, která vám nejlépe vyhovuje.

Čas na přestávku

I když se to může zdát banální, přestávky jsou pro váš pracovní výkon více než důležité. Umožňují vám vyčistit si hlavu a pokračovat ve stejné či jiné činnosti energičtěji a zejména efektivněji. Vždy proto v rámci vašeho time managementu nezapomínejte na pauzy mezi jednotlivými úkoly.

Přestávka navíc nutně neznamená, že neděláte nic. Někdo si odpočine u oběda, jiný u svých oblíbených novin; čerpat energii do další práce však můžete i sportem nebo domácími pracemi.

Neodkládejte důležité úkoly

Slovo prokrastinace je asi každému známé. Nepropadněte jí. Neodkládejte důležité věci na poslední chvíli. Z důležitých úkolů se pak stanou nejen záležitosti důležité, ale navíc i urgentní, což bude mít za následek více stresu a často i rozhození vašeho doteď skvěle naplánovaného time managementu.

Musíte zavolat nepříjemnému, ale stěžejnímu klientovi? Neodkládejte to a vytočte číslo. Je potřeba odevzdat rozsáhnou práci, která vám zabere několik hodin? Vrhněte se na ni hned z rána a nenechávejte ji až na konec pracovní doby. Po dokončení těchto úkolů si oddechnete a bude se vám daleko lépe pracovat.

Vědět, kdy skončit

Stanovte si konec pracovní doby. Mějte už ráno představu o tom, kdy budete odpoledne s prací končit. Naplánujte si den tak, abyste čas odchodu z práce dodrželi. Vím – snadněji se to řekne než udělá, protože téměř vždy se najde něco, co by bylo ideální ještě ten den dokončit.

Naplánujte si proto popracovní aktivitu na konkrétní čas. Zarezervujte si hodinu jógy, domluvte se s kamarádem na kafe nebo si nastavte čas, kdy vám doma dopere pračka. Pozor! Zde se nejedná o odkládání práce či prokrastinaci, ale o zdravý přístup k práci, kdy je potřeba vědět, kdy skončit. Protože syndrom vyhoření není nic hezkého.

Nebojte se změny

Time management nikdy není stoprocentní. Málokdy se vám podaří váš časový plán dodržet přesně tak, jak jste si naplánovali. Nebuďte z toho však zklamaní! Musíte počítat s tím, že do vašeho plánu vstupují i další proměnné, které jej logicky často naruší.

Kolega potřebuje náhle pomoct s projektem? Musíte kvůli komplikacím v dopravě přeplánovat odvoz zboží? Na chvíli se zastavte a nebojte se pracovní plán na den poupravit. Znovu se však zaměřte na úkoly urgentní a důležité. Dnes holt to plánované třízení pošty neuděláte.

Začněte!

Nejdůležitější je začít. Ne za měsíc, ne za týden, ne zítra, začněte s efektivním time managementem ještě dnes. Nebo alespoň s jednou jeho částí. Stáhněte si aplikaci, naplánujte si program na dnešní dopoledne, nebo hned teď vyřiďte ten nejdůležitější hovor. Bude se vám lépe pracovat, spát i žít.

Eva Jurčíková

marketingová manažerka

Eva Jurčíková

marketingová manažerka email: eva.jurcikova@impnet.cz

Eva se v online marketingu pohybuje už víc než 7 let a u nás má pod svými křídly projektové řízení marketingových projektů. Stará se, aby projekty šlapaly podle požadavků klienta a byly plněny v domluvených termínech. Zároveň dbá na to, aby se klient marketingově rozvíjel. Klid a vyrovnanost nachází v cestování, chození po horách (nejlepší jsou prý minimálně dvoutisícovky) a sportu.

Co dalšího píšu?

Trendy a možnosti B2B e-shopového řešení

09.07.2021 | Eva Jurčíková

B2B e-commerce z podstaty věci vyžaduje jiné funkcionality než B2C e-shop, jelikož velkoobchodní zákazník očekává po přihlášení do systému jiné funkce než koncový zákazník. Zároveň potřeby B2B prodejce jsou jiné než u B2C. Těmto specifikům jsme se postavili čelem a nabízíme plně responzivní řešení ušité přímo na míru potřebám našich B2B klientů.